Deze versie van de website bevat geen bezoekersanalyse of advertentiepixels.
De knop met het e-mailadres opent je e-mailprogramma.
YIVO-aanbiedingen open je op externe verkoopplatforms.
1. Wie is verantwoordelijk voor de gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens in verband met het beheer van yivo.pl en aan YIVO gerichte correspondentie is:
YIVO Sebastian Zającul. Zofii Nałkowskiej 16/E
41-700 Ruda Śląska, Polen
NIP: 642-315-75-74 · REGON: 383257067
E-mail: kontakt@yivo.pl
Schrijf voor vragen over persoonsgegevens naar bovenstaand adres. Stuur productklachten naar reklamacje@yivo.pl.
2. Welke gegevens en met welk doel?
De website weergeven en documenten downloaden
Om de website of een PDF-bestand te leveren, ontvangt de server verbindingsgegevens, waaronder het IP-adres, het tijdstip van het verzoek, het adres van de geopende pagina of het bestand en technische informatie die de browser verstuurt. Deze gegevens kunnen in toegangs- en foutenlogboeken worden vastgelegd.
Doel en rechtsgrond: de website aanbieden, fouten opsporen en beschermen tegen misbruik — het gerechtvaardigde belang van de verwerkingsverantwoordelijke, artikel 6, lid 1, onder f AVG.
Vragen, onderdelen kiezen en documentatie
Als je ons schrijft, ontvangen wij je e-mailadres, de inhoud van het bericht en de meegestuurde bijlagen. Je kunt ook je naam, het apparaatmodel, de productnaam, het bestelnummer of een link naar de aanbieding vermelden. Wij gebruiken deze informatie om je vraag te behandelen.
Doel en rechtsgrond: een gewone vraag beantwoorden — artikel 6, lid 1, onder f AVG, namelijk ons belang bij het voeren van correspondentie. Gaat de vraag over het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst met jou — artikel 6, lid 1, onder b AVG, voor zover noodzakelijk voor die handelingen.
Klachten en rechten van kopers
Wij verwerken contactgegevens, aankoopinformatie, een beschrijving van het probleem en bewijs dat nodig is om de melding te beoordelen. Een adres is nodig als de zaak correspondentie of verzending van het product vereist.
Doel en rechtsgrond: voldoen aan de verplichtingen van de verkoper volgens de toepasselijke regels over verkoop en consumentenrechten, in Polen met name de wet inzake consumentenrechten en het Burgerlijk Wetboek — artikel 6, lid 1, onder c AVG; contractuele verplichtingen nakomen, waaronder een verleende garantie — artikel 6, lid 1, onder b AVG. Voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen kan het nodig zijn passend bewijs te bewaren op grond van artikel 6, lid 1, onder f AVG.
Verzoeken over persoonsgegevens
Wij gebruiken gegevens uit het verzoek om de reikwijdte vast te stellen, zo nodig de identiteit van de verzoeker te bevestigen, te antwoorden en aan te tonen dat wij onze verplichting zijn nagekomen. Noodzakelijk bewijs bewaren bij een geschil kan dienen voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen — artikel 6, lid 1, onder f AVG.
Doel en rechtsgrond: voldoen aan verplichtingen uit de AVG — artikel 6, lid 1, onder c AVG in samenhang met de artikelen 12–22 AVG.
Financiële afhandeling van de zaak
Als de zaak een terugbetaling, correctie of afgifte van een document vereist, gebruiken wij de noodzakelijke identificatie- en afrekengegevens, aankoopinformatie en, indien nodig, het rekeningnummer voor de terugbetaling.
Doel en rechtsgrond: afrekening van de overeenkomst — artikel 6, lid 1, onder b AVG; fiscale en documentatieverplichtingen uit toepasselijke regelgeving, met name de Poolse algemene belastingwet en btw-wet — artikel 6, lid 1, onder c AVG.
Wij ontvangen gegevens voornamelijk van jou. Bij het verduidelijken van een aankoop kunnen wij ook bestel- en meldingsgegevens gebruiken die het platform waarop het product is gekocht aan YIVO verstrekt: contactgegevens, bestelnummer en informatie over product, betaling en levering. Als een vertegenwoordiger namens jou handelt, ontvangen wij ook gegevens van die persoon.
Verstrek alleen noodzakelijke informatie
Voor het bekijken van de website en downloaden van documenten is geen account nodig. Contact opnemen is vrijwillig, maar zonder antwoordadres of beschrijving van de zaak kan behandeling onmogelijk zijn. Stuur geen PESEL-nummer, scan van een identiteitsbewijs of gezondheidsgegevens als die voor de specifieke zaak niet nodig zijn. Laat op een foto het product, model en defect zien; dek overbodige gegevens van personen en documenten af.
3. Hoelang bewaren wij gegevens?
Vanaf publicatie van deze versie passen wij de volgende bewaaregels toe op gegevens onder de controle van YIVO. Vervalt het doel eerder en is er geen andere grond voor bewaring, dan verwijderen wij de gegevens eerder of anonimiseren wij ze effectief.
| Soort informatie | Termijn en berekening |
|---|---|
| Vragen over aanbiedingen, onderdelenkeuze en documentatie | Tijdens de behandeling en daarna tot 12 maanden na afsluiting van de zaak, als de correspondentie nodig is om deze voort te zetten of te verduidelijken. Langer uitsluitend voor zover een andere, hieronder beschreven grond geldt. |
| Noodzakelijk bewijs van aankoop, retour of klacht | Tot de betreffende vordering is verjaard, als bewaring van dit bewijs nodig is om die in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen. Voor gebruikelijke consumentenvorderingen in Polen doorgaans 6 jaar; begin en einde van de termijn worden per zaak vastgesteld. |
| Fiscale en afrekendocumenten over de behandelde zaak | Tot de betreffende belastingschuld is verjaard; doorgaans 5 jaar vanaf het einde van het jaar waarin de betalingstermijn van de belasting verstreek. Bijzondere verplichtingen kunnen een langere termijn rechtvaardigen. |
| Documentatie van de uitvoering van AVG-rechten | Tijdens de behandeling van het verzoek. Daarna de noodzakelijke vastlegging van het verzoek, het antwoord en de verrichte handelingen tot 3 jaar na afsluiting, om de nakoming van de verplichting aan te tonen. Overbodige bijlagen, waaronder gegevens die alleen voor identiteitsbevestiging zijn gebruikt, verwijderen wij zodra hun doel vervalt. Een lopend geschil kan langere bewaring van noodzakelijk bewijs rechtvaardigen. |
| Gewone toegangs- en foutenlogboeken van de website onder de controle van YIVO | Tot 30 dagen na registratie. |
| Beveiligingslogboeken onder de controle van YIVO | Tot 90 dagen na registratie. Gegevens over een specifiek incident kunnen afzonderlijk worden bewaard zolang het onderzoek en eventuele bescherming van rechtsvorderingen dit vereisen. |
| Eigen back-ups met klantgegevens, indien gemaakt | Tot 30 dagen na het maken van de kopie. Na herstel passen wij eerder uitgevoerde, gerechtvaardigde gegevensverwijderingen opnieuw toe. |
| Spam en berichten in de prullenbak | Tot 30 dagen na plaatsing in de betreffende map. Het afzonderlijke verwijderproces voor technische kopieën van de dienstverlener wordt hieronder beschreven. |
Wij beschouwen een zaak als afgesloten zodra wij een definitief antwoord geven of de afgesproken handelingen uitvoeren. Verdere behandeling van dezelfde melding verschuift het moment van afsluiting; alleen een interne controle van de mailbox laat de termijn niet opnieuw beginnen.
In het langere archief blijven alleen stukken die voor een concreet doel nodig zijn: bijvoorbeeld de melding, relevante foto's, de beslissing en het bewijs van afrekening. Fiscale verplichtingen en mogelijke vorderingen betekenen niet automatisch dat elk bericht 5 of 6 jaar wordt bewaard.
De verjaringstermijn hangt af van het soort vordering, het recht dat op de verkoop van toepassing is en gebeurtenissen die de termijn beïnvloeden, waaronder schorsing of stuiting van de verjaring. Bij een lopend geschil bewaren wij noodzakelijk bewijs zolang het gebruik ervan gerechtvaardigd nodig blijft. Als een factuur in KSeF wordt bewaard, geldt in dat systeem een afzonderlijke termijn van 10 jaar vanaf het einde van het jaar van uitgifte; dit verlengt niet automatisch de bewaring van alle correspondentie.
Technische kopieën van dienstverleners
Het verwijderen van een bericht of bestand uit een actief account betekent niet noodzakelijk dat alle technische kopieën onmiddellijk worden gewist. Google beschrijft het verwijderproces als doorgaans ongeveer twee maanden, en in back-upsystemen tot zes maanden, met de door Google beschreven uitzonderingen. Meer informatie: Googles regels voor het bewaren en verwijderen van gegevens.
Bij SEOHOST blijven gegevens in een back-up staan tot deze volgens de back-upcyclus van de betreffende dienst wordt vervangen of verwijderd. Informatie over kopieën en gegevens die de dienstverlener voor eigen doeleinden verwerkt staat in het privacybeleid van SEOHOST. Termijnen voor de eigen doeleinden van de dienstverlener vormen geen grond voor YIVO om correspondentie langer te bewaren.
4. Wie verwerkt de gegevens?
SEOHOST — hosting en domein
Website en domein worden door SEOHOST beheerd. De leverancier is SEOHOST sp. z o.o., ul. Obornicka 330, 60-689 Poznań, NIP 9721323212. Hosting omvat de verwerking van verbindingsgegevens die nodig zijn om de website beschikbaar te stellen. Informatie van de leverancier: privacybeleid van SEOHOST.
Google — Gmail-post
Voor de correspondentie van YIVO gebruiken wij ook een gewoon Gmail-account. Google ontvangt hierdoor gegevens uit opgeslagen berichten, waaronder e-mailadressen, inhoud en bijlagen, en technische gegevens over de werking van de dienst. De leverancier voor gebruikers in de EER is Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland. Meer informatie: privacybeleid van Google en servicevoorwaarden.
Verwerking buiten de EER
Google gebruikt infrastructuur in verschillende landen, waardoor e-mailverwerking gepaard kan gaan met gegevensverwerking buiten de Europese Economische Ruimte. Google noemt adequaatheidsbesluiten, waaronder het EU–US Data Privacy Framework voor daaronder vallende doorgiften naar de VS, en waar van toepassing standaardcontractbepalingen. Een beschrijving van de mechanismen en hoe je een kopie van de bepalingen krijgt staat in Googles informatie over gegevensdoorgifte.
Ontvangers betrokken bij je zaak
Afhankelijk van de melding kunnen noodzakelijke gegevens worden ontvangen door:
- de exploitant van het verkoopplatform en leveranciers van orderbeheersystemen — als de aankoop moet worden vastgesteld of de melding op het platform moet worden behandeld;
- postbedrijven en vervoerders — als een zending moet worden verstuurd of opgehaald;
- banken en betalingsdienstverleners — wanneer wij een afrekening of terugbetaling uitvoeren;
- een reparatiedienst, administratiekantoor of juridisch adviseur — uitsluitend wanneer wij deze partij werkzaamheden opdragen die voor de betreffende zaak nodig zijn.
Wij beperken gedeelde gegevens tot de informatie die nodig is voor de betreffende handeling. Bevoegde instanties kunnen eveneens gegevens ontvangen als de wet dit vereist. Binnen YIVO hebben de personen die de zaak behandelen toegang in het kader van hun taken.
6. Zoeken en externe diensten
Catalogus en onderdelenkeuze
De catalogus en de keuzehulp ‘Onderdelen kiezen’ werken in je browser. Geselecteerde filters, merk, model, gezochte aanduiding, SKU of EAN kunnen in het catalogusadres worden opgenomen om terug te keren naar resultaten of een link te delen. Dit adres kan in de browsergeschiedenis terechtkomen en, na openen of vernieuwen van de pagina, in de YIVO-serverlogboeken. De selectie van catalogusfilters wordt niet door de website in cookies of lokale opslag bewaard; een afzonderlijke cookie kan uitsluitend de handmatig gekozen taalversie bewaren, zoals beschreven in ‘Cookies en browseropslag’. Je gaat pas naar een marktplaats nadat je op de gekozen link klikt; een zoeklink kan een product- of apparaataanduiding, zoals EAN, SKU of model, aan het platform doorgeven. Voer geen persoonsgegevens in de catalogusvelden in.
Productfoto's in de resultaten van de keuzehulp worden geladen van de afbeeldingsserver die YIVO in het Base-systeem gebruikt (upload.cdn.baselinker.com). Bij het laden van een foto ontvangt de server het IP-adres en technische informatie over het verzoek. De website voegt het adres van de verwijzende pagina niet toe aan het afbeeldingsverzoek. Wij versturen daarin niet het ingevoerde model, de SKU of EAN; het adres van de geladen afbeelding verwijst wel naar het getoonde product. Foto's dienen om producten te tonen, niet om gebruikersgedrag te analyseren.
De optie ‘Vraag YIVO naar de pasvorm’ opent het e-mailprogramma met een voorbereid onderwerp en bericht met de gekozen aanduiding. Je kunt deze wijzigen, een foto toevoegen en het bericht zelf versturen. De regels voor de verwerking van ontvangen correspondentie staan in het onderdeel Contact en persoonsgegevens. Verder gebruik van een marktplaats valt onder de privacyinformatie van het betreffende platform.
Instructies en waarschuwingen zoeken
Het filteren van de documentenlijst werkt in de browser. De zoekterm, categorie en taal kunnen in het pagina-adres worden opgenomen om terug te keren naar de resultaten of een link te delen. Dit adres kan in de browsergeschiedenis terechtkomen en, na openen of vernieuwen van de pagina, in serverlogboeken. Zoek op productnaam of categorie, zonder persoonsgegevens.
Links naar onze aanbiedingen
Een klik op een marktplaatslink brengt je naar een afzonderlijke dienst. Alleen het tonen van een logo op yivo.pl vereist geen verbinding met dat platform. Na je overstap verwerkt de exploitant gegevens over het platformgebruik volgens de eigen privacyinformatie.
Wanneer je bij YIVO koopt, zijn wij als verkoper verantwoordelijk voor het verwerken van gegevens die wij nodig hebben om je bestelling te behandelen. De informatie van de marktplaatsexploitant vervangt de informatieverplichtingen van YIVO niet. Deze pagina beschrijft de informatiewebsite yivo.pl en contact met ons; zij vormt geen volledige beschrijving van alle verkoopprocessen op platforms.
Een klik op een e-mailadres opent het e-mailprogramma. Pas bij verzending van het bericht wordt de inhoud doorgegeven aan onze e-maildienst.
7. Welke rechten heb je?
Binnen de grenzen en onder de voorwaarden van de AVG kun je:
- informatie krijgen over de gegevensverwerking, toegang krijgen tot je gegevens en een kopie ontvangen;
- vragen om onjuiste gegevens te corrigeren of onvolledige gegevens aan te vullen;
- vragen om gegevens te wissen of de verwerking te beperken wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
- de gegevens die je ons hebt verstrekt ontvangen in een overdraagbaar formaat, als wij die geautomatiseerd verwerken op basis van een overeenkomst of toestemming;
- bezwaar maken om redenen die verband houden met je specifieke situatie, als de verwerking op ons gerechtvaardigde belang berust.
Wij beoordelen een bezwaar volgens artikel 21 AVG. Verdere verwerking kan toegestaan zijn als er dwingende, zwaarder wegende gerechtvaardigde gronden zijn of wanneer die nodig is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen. Een verplichting om bepaalde documenten te bewaren kan ook het wissen ervan beperken.
Als verwerking in een concrete zaak op je toestemming berust, kun je die op elk moment intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking. Gewoon contact of het behandelen van een klacht vereist geen afzonderlijke toestemming voor de verwerking van daarvoor noodzakelijke gegevens.
Je kunt je verzoek sturen naar kontakt@yivo.pl of naar het vermelde postadres. Wij antwoorden zonder onnodige vertraging, uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek. Als de complexiteit of het aantal verzoeken dat vereist, kan de termijn met twee maanden worden verlengd; dan informeren wij je binnen de eerste maand over de verlenging en de reden. Bij redelijke twijfel aan de identiteit kunnen wij aanvullende, noodzakelijke informatie vragen.
Verzoeken worden in beginsel kosteloos behandeld. Uitzonderingen gelden met name voor kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken volgens artikel 12, lid 5 AVG. Als wij geen gevolg geven aan het verzoek, lichten wij binnen een maand de redenen toe en informeren wij je over de mogelijkheid om een klacht in te dienen en beroep bij de rechter in te stellen.
Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de voorzitter van de Poolse autoriteit voor persoonsgegevensbescherming. Informatie en actuele contactmogelijkheden vind je op de website van de UODO.
De website yivo.pl profileert gebruikers niet en neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of gebruikers op vergelijkbare wijze wezenlijk treffen.
8. Reikwijdte en wijzigingen
Deze informatie geldt voor de startpagina yivo.pl, de productcatalogus op /katalog/, de pagina ‘Onze winkels’ op /marketplaces/, het onderdeel /wsparcie/ met documenten en de hierboven beschreven correspondentie.
De inhoud moet worden bijgewerkt als de gegevensverwerking, gebruikte hulpmiddelen of toepasselijke regels veranderen. Het toevoegen van een webwinkel, klantaccounts, een nieuwsbrief of statistieken vereist vooraf aanpassing van de informatie en passende mechanismen.
- AVG — tekst van de verordening (PDF), met name de artikelen 5–6, 12–22, 28 en 44–49.
- Poolse wet inzake elektronische communicatie — geconsolideerde tekst (PDF) — artikelen 399–400 over het opslaan van informatie op apparaten en toestemming.
Heb je een vraag over je gegevens?
Beschrijf waar het om gaat. Wij nemen contact met je op via het opgegeven adres.
kontakt@yivo.pl